Una reunión productiva es un encuentro en el que se promueve la comunicación abierta y bidireccional, con el objetivo de que cada participante pueda expresar sus ideas y opiniones. Para que una reunión sea productiva, es importante que:
• Tenga un tiempo asignado
• Esté estructurada y tenga objetivos definidos
• Cuente con una agenda para guiar el curso de la reunión
• Involucre a todos los participantes
• Se haga seguimiento a la agenda
• Se asignen responsabilidades para cada acción
• Se evite que las reuniones se alarguen demasiado
Algunos consejos para tener reuniones productivas son:
• Evitar invitar a personas que no sean necesarias
• Prepararse antes de la reunión
• Ser puntual
• Explicar claramente el propósito de la reunión
• Asignar un moderador para delimitar tiempos y ayudar al equipo a navegar por los puntos a tratar
• Escribir un breve resumen de la reunión y enviarlo a los participantes
Un estudio de la Universidad de Stanford indica que las reuniones más efectivas son las que tienen entre 5 y 8 participantes.
